Pamatik WMS – Používateľská príručka

Pamatik WMS je moderný systém na správu skladu (Warehouse Management System) pre slovenské a maďarské e-shopy a maloobchody. Spája váš sklad s webshopom, synchronizuje zásoby v reálnom čase a pokrýva celý proces od príjmu tovaru až po odoslanie objednávky.

Čo je Pamatik WMS?

Pamatik WMS je cloudová aplikácia, ktorú používate v prehliadači (na počítači) aj na mobilnom telefóne. Skladá sa z dvoch hlavných častí:

Údaje sa synchronizujú v reálnom čase: čo naskenujete telefónom v sklade, sa okamžite zobrazí aj v desktopovom rozhraní a naopak. Systém sa pripája priamo k vášmu webshopu (napr. WooCommerce), takže zásoby a ceny sa automaticky aktualizujú oboma smermi.

Hlavné funkcie na jeden pohľad

Pre koho je určený?

Pamatik WMS sme navrhli pre malé a stredné firmy, ktoré spravujú fyzické zásoby a (aj) predávajú online:

• E-shopy, ktoré vybavujú objednávky zo skladu (s napojením na WooCommerce).
• Potraviny a zmiešaný tovar, kde je dôležité sledovať dobu spotreby a zálohy.
• Veľkoobchody a distribučné sklady, kde pracuje viac zamestnancov v rôznych rolách.

Prvé kroky

1. Registrácia. Na úvodnej stránke kliknite na „Vyskúšať zadarmo“ a zadajte názov firmy, e-mail a heslo. Registráciou sa spustí 30-dňové skúšobné obdobie s plnou sadou Pro funkcií, bez kreditnej karty.
2. Prihlásenie. Počas skúšobného obdobia aj po ňom sa prihlasujete na prihlasovacej stránke (e-mail + heslo). Jazyk rozhrania je možné prepnúť aj na prihlasovacej obrazovke (SK / HU / EN).
3. Vyplnenie firemných údajov. V menu Nastavenia → Firemné údaje zadajte názov firmy, krajinu a sadzby DPH – budú potrebné pre fakturáciu a tvorbu cien.
4. Prepojenie webshopu. V Nastavenia → Integrácie webshopu prepojte svoj WooCommerce obchod a importujte produkty. (Detaily: Integrácia webshopu.)
5. Pozvanie zamestnancov. V menu Nastavenia → Používatelia pozvite kolegov e-mailom a nastavte im rolu.
6. Inštalácia mobilnej aplikácie. Na telefóny skladníkov nainštalujte skenovaciu aplikáciu (pozri Mobilná aplikácia) a môže sa začať práca.

Roly a oprávnenia

Každý používateľ má pridelenú jednu rolu. Rola určuje, ktoré položky menu vidí a aké operácie môže vykonávať. Skladník tak nemá prístup k cenotvorbe a cenovkár nemení nastavenia firmy.

Rola	Čo vidí / robí	Rozhranie
Admin	Prístup ku všetkému: nastavenia, používatelia, integrácie, cenotvorba, predplatné. „Vlastník“ firmy.	Desktop + mobil
Cenovkár	Objednávky, analytika, produkty, cenotvorba a akcie, expirácie, pohyby, inventúra, zálohy. Nespravuje integrácie a používateľov.	Desktop + mobil
Príjemca	Príjem tovaru, expirácie, pohyby, inventúra, zálohy. Zameranie na naskladnenie tovaru.	Desktop + mobil
Skladník	Používa výhradne mobilné skenovacie rozhranie: komisionovanie, príjem, kontrola skladu, expirácia, vyradenie, zálohovanie.	Len mobil

Jazyky a rozhranie

Celá aplikácia je dostupná v troch jazykoch: slovenčina (SK), maďarčina (HU) a angličtina (EN). Jazyk môžete kedykoľvek prepnúť prepínačom v hornej časti rozhrania – nastavenie sa zapamätá do ďalšieho prihlásenia.

Rozhranie je použiteľné v tmavej aj svetlej téme – tému môžete kedykoľvek prepnúť prepínačom v hornej časti rozhrania a nastavenie sa zapamätá. Je responzívne: rovnaký dashboard sa dá používať na veľkom monitore aj na tablete. Mobilný skener má samostatné rozhranie s veľkými tlačidlami, ovládateľné jednou rukou.

Objednávky

V module Objednávky sa zbiehajú online objednávky vášho webshopu. Tu vidíte prichádzajúce objednávky, zostavíte balík a odovzdáte ho prepravcovi.

Ako to funguje?

• Automatický príjem: keď vo webshope príde objednávka, cez integráciu sa automaticky zobrazí v zozname. Vyhľadávať môžete podľa mena zákazníka alebo #identifikátora objednávky.
• Komisný zoznam: pri vybranej objednávke sa zobrazí položkový komisný zoznam (čo a koľko treba pozbierať). Pri balíkových produktoch (bundle) systém rozbalí komponenty.
• Komisionovanie: položky môže skladník pozbierať aj na telefóne funkciou Komisionovanie podľa čiarového kódu.
• Odpočet zásob: pri vybavení objednávky systém odpočítava zásoby princípom FIFO (z položky s najstaršou expiráciou).
• Dodací list a štítok: k objednávke vygenerujete dodací list a priamo vytlačíte prepravný štítok (Packeta / GLS / DPD) s číslom zásielky.
• Zápis späť do webshopu: pri vybavení sa stav objednávky a aktualizované zásoby zapíšu späť do webshopu.

Príjem tovaru

Modul Príjem tovaru slúži na naskladnenie tovaru do skladu. Proces je založený na „príjemkách“ (dodávkach).

1. Vytvorenie novej príjemky. Zadajte dodávateľa a pridajte prichádzajúce položky – pre každý produkt množstvo, nákupnú cenu a (voliteľne) dátum expirácie.
2. Viac expirácií na jednej položke. Ak z jedného produktu príde viac dávok s rôznou expiráciou (napr. „mlieko s 3 rôznymi dobami spotreby“), zaznamenáte ich ako samostatné záznamy – pri schválení sa z každého stane samostatná skladová dávka (batch).
3. Zobrazenie predchádzajúcej ceny. Zoznam zobrazuje predchádzajúcu nákupnú cenu produktu, takže okamžite vidíte, či zdražel.
4. Schválenie. Pri schválení sa položky pridajú do zásob a zaznamenajú medzi skladovými pohybmi.

Na bleskové naskladnenie môže skladník na telefóne použiť funkciu Rýchly príjem.

AI načítanie faktúr Pro

Pri AI načítaní faktúr nemusíte dodávateľskú faktúru prepisovať ručne. Nahráte PDF alebo fotografiu faktúry a umelá inteligencia automaticky rozpozná názvy produktov, množstvá a ceny.

1. Na stránke Príjem tovaru otvorte okno AI načítanie faktúry.
2. Nahrajte súbor faktúry (PDF alebo obrázok).
3. Systém ho spracuje a zobrazí rozpoznané položky.
4. Vy ich len skontrolujete a schválite – položky sa následne pridajú do príjemky.

Opýtaj sa skladu (AI asistent) Pro

Opýtaj sa skladu je AI asistent v prirodzenom jazyku: jednoducho sa slovensky (alebo maďarsky/anglicky) opýtate na údaje svojho skladu a systém odpovie z vašich vlastných, skutočných údajov – nevymýšľa si čísla.

Príklady otázok, ktoré môžete položiť:

• „Koľko [produktu] je na sklade?“
• „Ktorého produktu je najmenej / čo sa predáva najlepšie?“
• „Koľko objednávok som mal minulý mesiac? Aký bol obrat?“
• „Ktoré produkty expirujú do 30 dní?“
• „Ktorý produkt má nízku maržu? Čo leží mŕtve na sklade?“
• „Koľko zálohov u mňa obieha?“

Produkty

Produkty sú váš celý produktový katalóg. Vidíte tu zásoby, vyhľadávate podľa názvu alebo čiarového kódu a filtrujete podľa kategórie, dodávateľa a typu.

Čo tu môžete robiť?

• Vytvorenie / úprava produktu: názov, čiarový kód (EAN), kategória, dodávateľ, sadzba DPH, predajná a nákupná cena, minimálny stav zásob.
• Hromadný import: nahranie produktov zo súboru CSV alebo Excel, prípadne priamy import z obchodu WooCommerce.
• Balíkové (bundle) produkty: môžete zostaviť balík z viacerých produktov. „Virtuálne zásoby“ balíka sa automaticky počítajú z dostupnosti komponentov a toľko sa odošle aj do webshopu.
• Info o zásobách: pri každom produkte vidíte aktuálne zásoby a expiračné dávky. Na karte produktu pri viacerých skladoch vidíte aj množstvo podľa jednotlivých skladov.
• Nízky stav: produkty pod minimálnou hranicou systém označuje; indikátor berie do úvahy všetky produkty (nielen načítanú stránku) a jedným kliknutím sa dá vyfiltrovať.

Cenotvorba a akcie Pro

V module Cenotvorba môžete hromadne spravovať predajné ceny, spúšťať časovo obmedzené akcie a jedným kliknutím odoslať ceny do webshopu.

• Hromadná cenotvorba: ceny viacerých produktov upravíte naraz, filtrované podľa kategórie alebo dodávateľa.
• Časované akcie: akciovú netto cenu nastavíte s dátumom začiatku a konca – akcia sa automaticky spustí a ukončí.
• Synchronizácia kanálu: upravené ceny odošlete do WooCommerce obchodu jedným krokom.
• Ochrana marže (Margin Guard): ak sa nákupná cena produktu zvýši, systém navrhne preceňovanie, aby vám neklesol zisk.

Expirácie

Stránka Expirácie zobrazuje položky vyžadujúce pozornosť v dvoch skupinách:

• Expirované / kritické – položky vyžadujúce okamžitý zásah.
• Čoskoro expiruje – položky expirujúce v nasledujúcich dňoch, ktoré sa oplatí zľaviť alebo vyložiť dopredu.

Sledovanie expirácií je založené na dobách spotreby zadaných pri príjme, na úrovni skladovej dávky (batch). Skladník môže blížiaci sa expirujúci tovar zľaviť priamo na telefóne funkciou Expirácia a zľava.

Skladové pohyby

Pohyby sú kompletný skladový denník: každý príjem a výdaj je dohľadateľný. Stĺpce: čas, typ pohybu (príjem, výdaj, vyradenie, korekcia), produkt, množstvo a používateľ, ktorý operáciu vykonal.

Vyhľadávať môžete podľa produktu alebo dôvodu a filtrovať podľa účtovného roka. Tento modul zabezpečuje prehľadnosť a spätnú kontrolovateľnosť – každý pohyb je dohľadateľný, kto a kedy ho vykonal.

Zálohy (obaly)

Modul Zálohy eviduje zostatok zálohovaných obalov (napr. fľaše, prepravky, sudy, palety). Pri každej takejto položke vidíte aktuálny zostatok a môžete vykonávať operácie (výdaj / prevzatie).

Zálohovanie (vrátenie) môže skladník zaznamenať aj na telefóne funkciou Zálohovanie, takže zostatok zálohov je vždy aktuálny.

Inventúra

Modulom Inventúra vykonáte úplný alebo čiastočný súpis zásob. Postup:

1. Spustenie inventúry. Spustíte novú inventúru – systém zaznamená „očakávané“ (podľa systému) zásoby.
2. Skutočný súpis. Vyhľadáte produkt (min. 3 znaky alebo čiarový kód) a zadáte skutočne spočítané množstvo.
3. Odchýlky. Systém porovná očakávané a skutočné množstvo a zobrazí odchýlky.
4. Uzávierka. Pri uzávierke inventúry sa korekcie zaznamenajú ako skladové pohyby a začnú platiť nové množstvá. Predchádzajúce inventúry je možné prezerať.

Ďalšie možnosti:

• Čiastočná inventúra: nemusíte počítať len celý sklad, ale aj kategóriu, dodávateľa alebo vlastný zoznam.
• Viac počítajúcich naraz: k jednej inventúre sa môžu ostatní pripojiť a počítať paralelne, naživo – vidíte, kto čo spočítal.
• Slepá inventúra: počas počítania sa dá skryť systémové množstvo a odchýlka – presnejší súpis, vhodný pre audítora.
• Admin operácie: Admin môže prebiehajúcu inventúru zastaviť, predchádzajúce inventúry vymazať (aj viac naraz vybraných) a exportovať do Excelu. Vymazanie odstráni len záznam inventúry – už zaúčtované skladové korekcie zostávajú.

Analytika

Analytika vizualizuje výkonnosť firmy, filtrovanú podľa účtovného roka:

• Mesačné tržby a zisk – rozdelené na mesiace vybraného roka.
• Prehľady skladových pohybov – trendy obratu a úbytku.
• Výkonnosť tímu – kto vykonal koľko operácií (komisionovanie, príjem).
• Top produkty – najpredávanejšie a najhodnotnejšie položky.

Export

Svoje údaje môžete exportovať v rôznych formátoch pre účtovníctvo, reporting alebo archiváciu:

• Export produktov a inventúry – dostupný v každom balíku.
• Podrobný export skladových pohybov a objednávok – funkcia Pro.

Export sa spúšťa zo stránky príslušného modulu a dá sa filtrovať podľa účtovného roka.

Mobilná aplikácia (PWA)

Mobilný skener je PWA (Progressive Web App): nemusíte ho sťahovať z app store, dá sa nainštalovať priamo z prehliadača na domovskú obrazovku telefónu a odtiaľ sa spúšťa ako „skutočná“ aplikácia.

Inštalácia

• Na Androide (Chrome): otvorte adresu aplikácie a v kontextovom paneli alebo menu zvoľte „Pridať na plochu“.
• Na iPhone (Safari): ikona Zdieľať → „Add to Home Screen“.

Po inštalácii sa skladník prihlási a na hlavnej obrazovke vidí šesť veľkých, dobre ovládateľných tlačidiel.

6 skenovacích funkcií

Hlavná obrazovka mobilu ponúka šesť skladových úloh. Každá používa fotoaparát telefónu na čítanie čiarových kódov alebo funguje aj ručným vyhľadávaním.

Funkcia	Na čo slúži?
🛒 Komisionovanie	Zber položiek webshopovej objednávky. Naskenujete produkt, systém signalizuje, či ste vzali správnu položku, a vedie zber až po vybavenie.
🔍 Kontrola skladu	Rýchle vyhľadanie produktu: aktuálne a dostupné zásoby, expiračné dávky. Stačí naskenovať čiarový kód.
📥 Rýchly príjem	Rýchle naskladnenie v sklade: naskenovanie produktu, zadanie množstva a (voliteľne) expirácie.
📅 Expirácia a zľava	Zľava tovaru s blížiacou sa expiráciou priamo na mieste, aby sa neznehodnotil.
🗑️ Vyradenie	Vyradenie poškodeného, expirovaného alebo nepredajného tovaru zo zásob s uvedením dôvodu.
♻️ Zálohovanie	Zaznamenanie prevzatia zálohovaných obalov (fľaše, prepravky).

Offline režim

V sklade býva slabý signál. Mobilná aplikácia to rieši: údaje o produktoch sa ukladajú do zariadenia (lokálna vyrovnávacia pamäť), takže môžete pracovať, aj keď práve nie je internet.

Push notifikácie

Aplikácia môže posielať push (okamžité) notifikácie do telefónu o dôležitých udalostiach – napríklad nová objednávka, nízky stav zásob alebo blížiaca sa expirácia.

• Notifikácie zapnete/vypnete ikonou zvončeka v hornej časti rozhrania.
• Pri prvom zapnutí si prehliadač vyžiada povolenie – to treba prijať.
• Notifikácie sa dajú zapnúť pre každé zariadenie samostatne a kedykoľvek vypnúť.

Integrácia webshopu

V Nastavenia → Integrácie webshopu prepojíte Pamatik WMS s vaším obchodom WooCommerce. To umožňuje automatický príjem objednávok a obojsmernú synchronizáciu zásob/cien.

Nastavenie krok za krokom

1. API kľúč vo webshope. V administrácii WooCommerce vytvorte pár REST API kľúčov (Consumer Key + Consumer Secret) s právom zápisu.
2. Pridanie integrácie. Vo WMS zadajte adresu obchodu a kľúče a uložte.
3. Nastavenie webhooku. WMS poskytne Delivery URL; tú vložte do webhookov vytvorených vo WooCommerce (Order created/updated, Product created/updated). Tak prichádzajú objednávky a zmeny produktov v reálnom čase.
4. Import produktov. Importujte produkty z webshopu do WMS, aby ste tu mohli spravovať zásoby.

Čo sa synchronizuje?

• Objednávky: z webshopu do WMS (automaticky).
• Zásoby: z WMS do webshopu (na základe skutočných skladových zásob, pri balíkových produktoch s virtuálnymi zásobami).
• Ceny: z modulu Cenotvorba vo WMS do webshopu (Pro).
• Údaje o produktoch a DPH: pri importe a pri zmene produktu.

Shoptet

Integráciu Shoptet nastavujeme individuálne na vyžiadanie – kvôli OAuth procesu Shoptetu a jeho viacskladovému riadeniu zásob prejdeme nastavenie pri každom obchode samostatne. Ak chcete prepojiť obchod Shoptet s Pamatik WMS, v menu integrácií vyberte Shoptet alebo nám napíšte na hello@pamatikwms.eu a prejdeme to spolu.

Prepravca

V Nastavenia → Prepravca prepojíte prepravnú spoločnosť pre tlač štítkov. Podporovaní poskytovatelia: Packeta (Zásielkovňa), GLS a DPD.

Po nastavení môžete priamo zo stránky objednávky vyžiadať prepravný štítok a identifikátor zásielky (tracking číslo) a štítok vytlačiť v PDF.

Sklady (viac skladov) — Pro

V Nastavenia → Sklady spravujete viacero skladov/miest (napr. predajňa, zadný sklad, garáž). Každá firma má automatický Hlavný sklad; v pláne Pro môžete pridať ľubovoľný počet ďalších (Basic spravuje 1 sklad).

Ako to funguje

• Príjem do skladu (aj rozdelene): pri príjme vyberiete, do ktorého skladu tovar naskladniť – dokonca môžete jednu položku rozdeliť medzi viacero skladov (napr. z 200 ks 120 do hlavného, 80 do vonkajšieho skladu), každú s vlastnou expiráciou.
• Zásoby podľa skladu: na stránke Produkty filtrom Sklad zistíte, čo je v ktorom sklade.
• Presun medzi skladmi: mobilnou funkciou Presun presuniete zásoby z jedného skladu (a polohy) do druhého.
• Vybavenie z Hlavného skladu: objednávky sa vybavujú z Hlavného skladu. Ak tam niečoho chýba, pri komisionovaní zobrazíme, v ktorom sklade to ešte je — odtiaľ presuniete.
• Viditeľnosť pre e-shop: pri každej integrácii nastavíte, ktoré sklady sa počítajú do dostupnosti v e-shope (napr. predajňa + zadný sklad áno, garáž nie). Pozri Integrácia webshopu.

Kategórie a dodávatelia

V menu Nastavenia → Kategórie a dodávatelia spravujete kmeňové údaje: kategórie produktov a zoznam dodávateľov. Podľa nich filtrujete na stránkach Produkty a Cenotvorba a podľa nich sa zoskupujú aj prehľady.

Firemné údaje a DPH

V menu Nastavenia → Firemné údaje zadajte základné údaje firmy a krajinu. Krajina určuje menu a použiteľné sadzby DPH. Podporované krajiny: Slovensko (EUR), Maďarsko (HUF).

Sadzby DPH systém ukladá pre každú firmu samostatne a pri importe z WooCommerce sa ich automaticky pokúša spárovať s daňovými triedami webshopu, aby boli netto/brutto ceny správne.

Správa používateľov

V menu Nastavenia → Používatelia (len Admin) môžete pozvať nových zamestnancov:

1. Zadajte e-mail pozvaného a jeho rolu (Cenovkár, Príjemca, Skladník).
2. Zamestnanec dostane pozvánku e-mailom, nastaví si heslo a môže sa prihlásiť.
3. Neskôr môžete rolu zmeniť alebo prístup zrušiť.

Účtovné roky

V menu Nastavenia → Účtovné roky spravujete obchodné roky. Objednávky a skladové pohyby sú viazané na účtovný rok, takže prehľady, exporty a zoznamy sa dajú filtrovať podľa roka. Uzavretý rok môžete archivovať a otvoriť nový – to pomáha pri účtovnej uzávierke a prehľadnosti.

Balíky

Registrácia začína 30-dňovým bezplatným skúšobným obdobím s plnou sadou Pro funkcií. Potom si vyberáte z dvoch platených balíkov. Nasledujúca tabuľka zobrazuje limity funkcií:

Funkcia	Skúšobné	Basic	Pro
Počet produktov	Neobmedzene	2 000	Neobmedzene
Používatelia	Neobmedzene	3	Neobmedzene
Integrácie webshopu	Neobmedzene	1	Neobmedzene
Prepravcovia	Neobmedzene	1	Neobmedzene
AI načítanie faktúr	✔ (100/mes.)	—	✔ (200/mes.)
Opýtaj sa skladu (AI asistent)	✔ (250/mes.)	—	✔ (500/mes.)
Viac webshopov (multi-shop)	✔	—	✔
Pokročilá analytika	✔	—	✔
Správa balíkov a akcií	✔	—	✔
Ochrana marže (Margin Guard)	✔	—	✔
Hromadná cenotvorba + synchronizácia kanálu	✔	—	✔
Podrobný export (pohyby/objednávky)	✔	—	✔
Export produktov a inventúry	✔	✔	✔

Správa predplatného

Predplatné spravujete v menu Nastavenia → Predplatné: vidíte tu svoj aktuálny balík, zostávajúce dni skúšobného obdobia a odtiaľ prejdete na platený balík alebo medzi balíkmi. Platba prebieha cez bezpečného poskytovateľa platieb na bankovej úrovni.

Časté otázky (FAQ)

Treba sťahovať samostatnú aplikáciu do telefónu?

Nie. Mobilný skener je webová aplikácia, ktorú z prehliadača jedným kliknutím pridáte na domovskú obrazovku (PWA). App store nie je potrebný.

Funguje systém bez internetu?

Mobilný skener funguje obmedzene aj offline: údaje o produktoch sú v zariadení a operácie sa automaticky synchronizujú po obnovení pripojenia. Desktopové rozhranie vyžaduje internet.

Aký webshop podporuje?

Integrácia WooCommerce je plne podporovaná (synchronizácia objednávok, zásob, cien). Shoptet nastavujeme individuálne na vyžiadanie (spätný zápis zásob je v príprave). Podpora Shopify a Shoprenter je vo vývoji.

Ako nahlásim chybu alebo požiadam o pomoc?

V menu Nastavenia → Nahlásenie chyby môžete popísať problém a priložiť aj obrázok (v balíku Basic/Pro). Hlásenie sa k nám dostane e-mailom a v systéme ho sledujeme až do vyriešenia.

Má skladník prístup k cenám alebo nastaveniam?

Nie. Roly presne riadia prístup. Skladník má prístup len k mobilným skenovacím funkciám, nie k cenotvorbe a nastaveniam.

Čo sa deje s expirujúcimi produktmi?

Systém sleduje dobu spotreby na úrovni dávky a upozorňuje na stránke Expirácie aj push notifikáciou. Tovar s blížiacou sa expiráciou môžete zľaviť priamo na mobile.

Ako spravujem zálohované obaly?

V module Zálohy sledujete zostatky a skladník zaznamenáva prevzatia mobilnou funkciou Zálohovanie.

Môžem prísť o údaje, keď vyprší predplatné?

Nie. Pri expirácii sa obmedzí prístup, ale údaje zostávajú; po obnovení sú opäť dostupné. V prípade záujmu je možné účet a všetky údaje natrvalo vymazať.

Dá sa používať vo viacerých jazykoch?

Áno, celé rozhranie je dostupné v slovenčine, maďarčine a angličtine, kedykoľvek prepínateľné.