Pamatik WMS – Felhasználói kézikönyv

A Pamatik WMS egy modern raktárkezelő rendszer (Warehouse Management System) szlovák és magyar webshopok, kiskereskedők számára. Összeköti a raktáradat a webshoppal, valós időben szinkronizálja a készletet, és a teljes folyamatot lefedi az áru beérkezésétől a rendelés kiadásáig.

Mi a Pamatik WMS?

A Pamatik WMS egy felhőalapú alkalmazás, amelyet böngészőből (asztali gépen) és mobiltelefonon egyaránt használhatsz. Két fő része van:

Az adatok valós időben szinkronizálódnak: amit a telefonon a raktárban beszkennelsz, az azonnal megjelenik az asztali felületen is, és fordítva. A rendszer közvetlenül kapcsolódik a webshopodhoz (pl. WooCommerce), így a készlet és az árak automatikusan frissülnek mindkét irányban.

Főbb képességek egy pillantásra

Kinek szól?

A Pamatik WMS-t kis- és középvállalkozásoknak terveztük, amelyek fizikai készletet kezelnek és online (is) értékesítenek:

• Webshopok, amelyek raktárból teljesítik a rendeléseket (WooCommerce kapcsolattal).
• Élelmiszer- és vegyesboltok, ahol fontos a szavatossági idő és a göngyöleg követése.
• Nagykerek és elosztóraktárak, ahol több munkatárs dolgozik eltérő szerepkörökben.

Első lépések

1. Regisztráció. A nyitóoldalon kattints a „Próbáld ki ingyen” gombra, és add meg a céged nevét, e-mail-címedet és egy jelszót. A regisztrációval egy 30 napos próbaidőszak indul, amely a teljes Pro funkciókészletet tartalmazza, bankkártya nélkül.
2. Bejelentkezés. A próbaidőszak alatt és után a bejelentkező oldalon (e-mail + jelszó) léphetsz be. A felület nyelve a bejelentkező képernyőn is váltható (SK / HU / EN).
3. Cégadatok kitöltése. A Beállítások → Cég adatok menüben add meg a cég nevét, országát és ÁFA-kulcsait – ezekre a számlázáshoz és az árképzéshez lesz szükség.
4. Webshop összekötése. A Beállítások → Webshop integrációk alatt kösd össze a WooCommerce áruházadat, majd importáld a termékeket. (Részletek: Webshop integráció.)
5. Munkatársak meghívása. A Beállítások → Felhasználók menüben hívd meg a kollégákat e-mailben, és állítsd be a szerepkörüket.
6. Mobil app telepítése. A raktári dolgozók telefonjára telepítsd a szkennelő alkalmazást (lásd Mobil alkalmazás), és kezdődhet a munka.

Szerepkörök & jogosultságok

Minden felhasználó egy szerepkört kap. A szerepkör határozza meg, milyen menüpontokat lát és milyen műveleteket végezhet. Így a raktáros nem fér hozzá az árazáshoz, az árazó pedig nem módosítja a cég beállításait.

Szerepkör	Mit lát / mit csinál	Felület
Admin	Mindenhez hozzáfér: beállítások, felhasználók, integrációk, árazás, előfizetés. A cég „tulajdonosa”.	Asztali + mobil
Árazó	Rendelések, analitika, termékek, árazás & akciók, lejáratok, mozgások, leltár, göngyöleg. Nem kezel integrációkat és felhasználókat.	Asztali + mobil
Bevételező	Bevételezés, lejáratok, mozgások, leltár, göngyöleg. Az áru beérkeztetésére fókuszál.	Asztali + mobil
Raktáros	Kizárólag a mobil szkennelő felületet használja: összeszedés, bevételezés, készletinfó, lejárat, selejt, visszaváltás.	Csak mobil

Nyelvek & felület

A teljes alkalmazás három nyelven elérhető: szlovák (SK), magyar (HU) és angol (EN). A nyelvet bármikor átválthatod a felület tetején lévő nyelvválasztóval – a beállítás megjegyződik a következő belépésig.

A felület sötét és világos témával is használható – a téma a felület tetején lévő kapcsolóval bármikor váltható, és megjegyződik. Reszponzív: ugyanaz a dashboard használható nagy monitoron és tableten is. A mobil szkennelő külön, nagy gombos, egy kézzel kezelhető felülettel rendelkezik.

Rendelések

A Rendelések (Rendeléskezelő) modulban futnak be a webshopod online rendelései. Itt látod a beérkező megrendeléseket, összeállíthatod a csomagot és kiadhatod a futárnak.

Hogyan működik?

• Automatikus beérkezés: amikor a webshopban rendelés érkezik, az integráción keresztül automatikusan megjelenik a listában. Kereshetsz a vevő neve vagy a rendelés #azonosítója alapján.
• Szedőlista: a kiválasztott rendelésnél megjelenik a tételsoros szedőlista (mit, mennyit kell összeszedni). Csomag-termékeknél (bundle) a rendszer kibontja az összetevőket.
• Összeszedés: a tételeket a raktáros telefonon, a Rendelés összeszedés funkcióval is leszedheti vonalkód alapján.
• Készlet levonása: a rendelés teljesítésekor a rendszer FIFO elven (a legrégebbi szavatosságú tételből) vonja le a készletet.
• Szállítólevél & futárcímke: a rendeléshez szállítólevelet generálhatsz, és közvetlenül futárcímkét (Packeta / GLS / DPD) is nyomtathatsz, tracking számmal.
• Visszaírás a webshopba: teljesítéskor a rendelés státusza és a frissített készlet visszakerül a webshopba.

Bevételezés

A Bevételezés modul az áru raktárba történő beérkeztetésére szolgál. A folyamat „bevételezési listákon” (szállítmányokon) alapul.

1. Új lista létrehozása. Add meg a beszállítót, és vedd fel a beérkező tételeket – termékenként mennyiség, beszerzési ár és (opcionálisan) lejárati dátum.
2. Több szavatosság egy tételen. Ha ugyanabból a termékből több, eltérő lejáratú adag érkezik (pl. „tej 3 különböző szavatossággal”), ezeket külön bejegyzésként rögzítheted – jóváhagyáskor mindegyikből önálló készlet-tétel (batch) lesz.
3. Előző ár láthatósága. A lista mutatja az adott termék korábbi beszerzési árát, így azonnal látod, ha drágult.
4. Jóváhagyás. Jóváhagyáskor a tételek bekerülnek a készletbe, és a készletmozgások között rögzülnek.

A villámgyors beérkeztetéshez a raktáros a telefonon a Villám Bevételezés funkciót is használhatja.

AI számlabeolvasás Pro

Az AI számlabeolvasással a szállítói számlát nem kell kézzel begépelni. Tölts fel egy PDF-et vagy fotót a számláról, és a mesterséges intelligencia automatikusan felismeri a termékneveket, mennyiségeket és árakat.

1. A Bevételezés oldalon nyisd meg az AI Számla Beolvasás ablakot.
2. Töltsd fel a számla fájlját (PDF vagy kép).
3. A rendszer feldolgozza, majd megjeleníti a felismert tételeket.
4. Te csak ellenőrzöd és jóváhagyod – a tételek ezután bekerülnek a bevételezésbe.

Kérdezd a raktárad (AI asszisztens) Pro

A Kérdezd a raktárad egy természetes nyelvű AI asszisztens: egyszerűen, magyarul (vagy szlovákul/angolul) kérdezhetsz rá a raktárad adataira, és a rendszer a saját, valós adataidból válaszol – nem talál ki számokat.

Példák, amit kérdezhetsz:

• „Mennyi [termék] van raktáron?”
• „Melyik termékből van a legkevesebb / mi fogy a legjobban?”
• „Mennyi rendelésem volt a múlt hónapban? Mennyi volt a forgalom?”
• „Melyik termékek járnak le 30 napon belül?”
• „Melyik terméknél alacsony az árrés? Mi fekszik holtan a készleten?”
• „Mennyi betétdíj forog nálam?”

Termékek

A Termékek a teljes termékkatalógusod. Itt láthatod a készletet, kereshetsz név vagy vonalkód alapján, és szűrhetsz kategóriára, beszállítóra és típusra.

Mit tehetsz itt?

• Termék létrehozása / szerkesztése: név, vonalkód (EAN), kategória, beszállító, ÁFA-kulcs, eladási és beszerzési ár, minimális készletszint.
• Tömeges import: termékek feltöltése CSV- vagy Excel-fájlból, illetve közvetlen importálás a WooCommerce áruházból.
• Csomag (bundle) termékek: összeállíthatsz több termékből álló csomagot. A csomag „virtuális készlete” automatikusan az összetevők elérhetőségéből számolódik, és ennyi kerül ki a webshopba is.
• Készletinfó: minden terméknél látod az aktuális készletet és a lejárati tételeket. A termék adatlapján több raktár esetén raktáranként is látod, mennyi van belőle.
• Alacsony készlet: a minimális szint alatti termékeket a rendszer jelöli; a jelző az összes terméket nézi (nem csak a betöltött oldalt), és egy kattintással szűrhető.

Árazás & akciók Pro

Az Árazás modulban tömegesen kezelheted az eladási árakat és időzített akciókat indíthatsz, majd egy gombbal kiküldheted az árakat a webshopba.

• Tömeges árazás: több termék árát egyszerre módosíthatod, kategória vagy szállító szerint szűrve.
• Időzített akciók: akciós nettó árat állíthatsz be kezdő és záró dátummal – az akció automatikusan indul és lejár.
• Csatorna-szinkron: a módosított árakat egy lépésben kiküldheted a WooCommerce áruházba.
• Árrés-védő (Margin Guard): ha egy termék beszerzési ára megemelkedik, a rendszer átárazási javaslatot ad, hogy ne csökkenjen a hasznod.

Lejáratok

A Lejáratok oldal két csoportban mutatja a figyelmet igénylő tételeket:

• Lejárt / kritikus – azonnali intézkedést igénylő tételek.
• Hamarosan lejár – a következő napokban lejáró tételek, amelyeket érdemes leárazni vagy előre kihelyezni.

A lejárat-figyelés a bevételezéskor megadott szavatossági dátumokon alapul, készlet-tétel (batch) szinten. A raktáros a telefonon a Lejárat & Leárazás funkcióval helyben le is árazhatja a közelgő lejáratú árut.

Készletmozgások

A Mozgások a teljes készletnapló: minden be- és kimozgás visszakereshető. Oszlopok: idő, mozgás típusa (bevételezés, kiadás, selejt, korrekció), termék, mennyiség és a műveletet végző felhasználó.

Kereshetsz termékre vagy okra, és szűrhetsz pénzügyi évre. Ez a modul biztosítja az átláthatóságot és az utólagos ellenőrizhetőséget – minden mozgás nyomon követhető, ki és mikor végezte.

Göngyöleg (betétdíj)

A Göngyöleg modul a betétdíjas csomagolóanyagok (pl. üveg, rekesz, hordó, raklap) egyenlegét tartja nyilván. Minden ilyen tételnél látod az aktuális egyenleget, és műveleteket végezhetsz (kiadás / visszavétel).

A visszaváltást a raktáros a telefonon a Visszaváltás funkcióval is rögzítheti, így a göngyölegegyenleg mindig naprakész.

Leltár

A Leltár modullal teljes vagy részleges készletfelvételt végezhetsz. A folyamat:

1. Leltár indítása. Elindítasz egy új leltárt – a rendszer rögzíti a „várható” (rendszer szerinti) készletet.
2. Tényleges felvétel. Terméket keresel (min. 3 karakter vagy vonalkód), és megadod a ténylegesen megszámolt mennyiséget.
3. Eltérések. A rendszer összeveti a várható és a tényleges mennyiséget, és kimutatja az eltéréseket.
4. Lezárás. A leltár lezárásakor a korrekciók készletmozgásként rögzülnek, és az új mennyiségek lépnek érvénybe. A korábbi leltárak visszanézhetők.

További lehetőségek:

• Részleltár: nem csak az egész raktárt, hanem kategóriát, beszállítót vagy saját listát is leltározhatsz.
• Több számláló egyszerre: egy leltárhoz többen is csatlakozhatnak és párhuzamosan, élőben számolhatnak – látod, ki mit vett fel.
• Vak leltár: számolás közben elrejthető a rendszer szerinti mennyiség és az eltérés – pontosabb, könyvvizsgáló-barát felvétel.
• Admin műveletek: az Admin a folyamatban lévő leltárt leállíthatja, a korábbi leltárakat törölheti (akár többet kijelölve egyszerre), és Excelbe exportálhatja. A törlés csak a leltár-rekordot távolítja el – a már lekönyvelt készlet-korrekciók megmaradnak.

Analitika

Az Analitika a vállalkozás teljesítményét vizualizálja, pénzügyi évre szűrve:

• Havi bevétel & haszon – a kiválasztott év hónapjaira lebontva.
• Készletmozgás-kimutatások – a forgalom és a fogyás trendjei.
• Csapatteljesítmény – ki mennyi műveletet végzett (összeszedés, bevételezés).
• Top termékek – legjobban fogyó és legértékesebb tételek.

Exportálás

Az adataidat különböző formátumban kinyerheted könyveléshez, riportoláshoz vagy archiváláshoz:

• Termékek és leltár exportja – minden csomagban elérhető.
• Készletmozgások és rendelések részletes exportja – Pro funkció.

Az export a megfelelő modul oldaláról indítható, és pénzügyi évre szűrhető.

Mobil alkalmazás (PWA)

A mobil szkennelő egy PWA (Progressive Web App): nem kell az app store-ból letölteni, közvetlenül a böngészőből telepíthető a telefon kezdőképernyőjére, és onnan úgy indul, mint egy „rendes” alkalmazás.

Telepítés

• Androidon (Chrome): nyisd meg az alkalmazás címét, majd a felugró sávon vagy a menüből válaszd a „Hozzáadás a kezdőképernyőhöz” lehetőséget.
• iPhone-on (Safari): a Megosztás ikon → „Add to Home Screen”.

Telepítés után a raktáros bejelentkezik, és a főképernyőn hat nagy, jól kezelhető gombot lát.

A 6 szkennelő funkció

A mobil főképernyő hat raktári feladatot kínál. Mindegyik a telefon kameráját használja vonalkód-olvasásra, vagy kézi kereséssel is működik.

Funkció	Mire való?
🛒 Rendelés összeszedés	Egy webshop-rendelés tételeinek leszedése. Beolvasod a terméket, a rendszer jelzi, jó tételt vettél-e le, és vezeti a szedést a teljesítésig.
🔍 Készletinfo	Egy termék gyors lekérdezése: aktuális és elérhető készlet, lejárati tételek. Csak beolvasod a vonalkódot.
📥 Villám Bevételezés	Gyors beérkeztetés a raktárban: termék beolvasása, mennyiség és (opcionálisan) lejárat megadása.
📅 Lejárat & Leárazás	Közelgő szavatosságú áru helyben történő leárazása, hogy ne menjen veszendőbe.
🗑️ Selejtezés	Sérült, lejárt vagy eladhatatlan áru kivezetése a készletből, indoklással.
♻️ Visszaváltás	Betétdíjas göngyöleg (üveg, rekesz) visszavételének rögzítése.

Offline mód

A raktárban gyakran gyenge a térerő. A mobil app ezt kezeli: a termékadatok a készülékre mentődnek (helyi gyorsítótár), így akkor is dolgozhatsz, ha épp nincs internet.

Push értesítések

Az alkalmazás push (azonnali) értesítéseket küldhet a telefonra fontos eseményekről – például új rendelés, alacsony készlet vagy közelgő lejárat esetén.

• Az értesítéseket a felület tetején lévő harang ikonnal kapcsolhatod be/ki.
• Az első bekapcsoláskor a böngésző engedélyt kér – ezt el kell fogadni.
• Az értesítések eszközönként külön kapcsolhatók, és bármikor kikapcsolhatók.

Webshop integráció

A Beállítások → Webshop integrációk alatt kötheted össze a Pamatik WMS-t a WooCommerce áruházaddal. Ez teszi lehetővé a rendelések automatikus beérkezését és a készlet/ár kétirányú szinkronját.

Beállítás lépésről lépésre

1. API-kulcs a webshopban. A WooCommerce adminban hozz létre egy REST API kulcspárt (Consumer Key + Consumer Secret) írási joggal.
2. Integráció felvétele. A WMS-ben add meg az áruház címét és a kulcsokat, majd mentsd el.
3. Webhook beállítása. A WMS megadja a Delivery URL-t; ezt másold be a WooCommerce-ben létrehozott webhookokhoz (Order created/updated, Product created/updated). Így a rendelések és termékváltozások valós időben érkeznek.
4. Termékek importálása. Importáld a webshop termékeit a WMS-be, hogy a készletet itt kezelhesd.

Mi szinkronizálódik?

• Rendelések: a webshopból a WMS-be (automatikusan).
• Készlet: a WMS-ből a webshopba (a tényleges raktárkészlet alapján, csomag-termékeknél a virtuális készlettel).
• Árak: a WMS Árazás moduljából a webshopba (Pro).
• Termékadatok és ÁFA: importáláskor és termékváltozáskor.

Shoptet

A Shoptet integrációt igény szerint, egyedileg kötjük be – a Shoptet OAuth-folyamata és többraktáras készletkezelése miatt minden boltnál külön egyeztetjük a beállítást. Ha Shoptet-áruházat szeretnél a Pamatik WMS-hez kötni, az integrációs menüben válaszd a Shoptetet, vagy írj nekünk a hello@pamatikwms.eu címre, és együtt átnézzük.

Futárszolgálat

A Beállítások → Futárszolgálat alatt köthetsz össze futárcéget a címkenyomtatáshoz. Támogatott szolgáltatók: Packeta (Zásilkovna), GLS és DPD.

Beállítás után a rendelés oldaláról közvetlenül kérhetsz futárcímkét és csomagazonosítót (tracking szám), a címkét PDF-ben kinyomtathatod.

Raktárak (több raktár) — Pro

A Beállítások → Raktárak alatt több raktárt/helyszínt kezelhetsz (pl. bolt, hátsó raktár, garázs). Minden cégnek van egy automatikus Fő raktár-a; a Pro csomagban tetszőleges számú továbbit vehetsz fel (a Basic 1 raktárat kezel).

Hogyan működik

• Bevételezés raktárba (akár szétosztva): a bevételezésnél kiválaszthatod, melyik raktárba kerüljön az áru – sőt egy tételt szét is oszthatsz több raktár közt (pl. 200 db-ból 120 a fő, 80 a kinti raktárba), akár külön lejárattal.
• Készlet raktáranként: a Termékek oldalon a Raktár szűrővel megnézheted, mi van melyik raktárban.
• Áthelyezés raktárak közt: a mobil Áthelyezés funkcióval a készletet egyik raktárból (és polcról) a másikba viheted.
• Teljesítés a Fő raktárból: a rendelések a Fő raktárból teljesülnek. Ha ott kevés egy termékből, a komissiózó-listán jelezzük, melyik raktárban van még belőle — onnan áthelyezed.
• Webshop-láthatóság: integrációnként beállíthatod, mely raktárak készlete számítson a webshop elérhetőségébe (pl. bolt + hátsó raktár igen, garázs nem). Lásd Webshop integráció.

Kategóriák & beszállítók

A Beállítások → Kategóriák & Beszállítók menüben kezelheted a törzsadatokat: a termékek kategóriáit és a beszállítók listáját. Ezekre szűrhetsz a Termékek és az Árazás oldalon, és ezek alapján csoportosulnak a kimutatások is.

Cégadatok & ÁFA

A Beállítások → Cég adatok menüben add meg a céged alapadatait és az országot. Az ország határozza meg a pénznemet és az alkalmazható ÁFA-kulcsokat. Támogatott országok: Szlovákia (EUR), Magyarország (HUF).

Az ÁFA-kulcsokat cégenként külön tárolja a rendszer, és WooCommerce-importkor automatikusan megpróbálja párosítani a webshop adóosztályaival, hogy a nettó/bruttó árak helyesek legyenek.

Felhasználók kezelése

A Beállítások → Felhasználók menüben (csak Admin) hívhatsz meg új munkatársakat:

1. Add meg a meghívott e-mail-címét és a szerepkörét (Árazó, Bevételező, Raktáros).
2. A munkatárs e-mailben kapja a meghívót, beállítja a jelszavát és beléphet.
3. Később módosíthatod a szerepkört, vagy visszavonhatod a hozzáférést.

Pénzügyi évek

A Beállítások → Pénzügyi évek menüben kezelheted az üzleti éveket. A rendelések és a készletmozgások pénzügyi évhez kötődnek, így a kimutatások, exportok és listák évre szűrhetők. Egy lezárt évet archiválhatsz, és külön nyithatsz új évet – ez segít a könyvelési zárásban és az áttekinthetőségben.

Csomagok

A regisztráció 30 napos ingyenes próbaidőszakkal indul, amely a teljes Pro funkciókészletet tartalmazza. Utána két fizetős csomag közül választhatsz. Az alábbi táblázat a funkciókorlátokat mutatja:

Funkció	Próba	Basic	Pro
Termékek száma	Korlátlan	2 000	Korlátlan
Felhasználók	Korlátlan	3	Korlátlan
Webshop integrációk	Korlátlan	1	Korlátlan
Futárszolgálatok	Korlátlan	1	Korlátlan
AI számlabeolvasás	✔ (100/hó)	—	✔ (200/hó)
Kérdezd a raktárad (AI asszisztens)	✔ (250/hó)	—	✔ (500/hó)
Több webshop (multi-shop)	✔	—	✔
Haladó analitika	✔	—	✔
Csomag- & akciókezelés	✔	—	✔
Árrés-védő (Margin Guard)	✔	—	✔
Tömeges árazás + csatorna-szinkron	✔	—	✔
Részletes export (mozgás/rendelés)	✔	—	✔
Termék- & leltárexport	✔	✔	✔

Előfizetés kezelése

Az előfizetést a Beállítások → Előfizetés menüben kezelheted: itt láthatod az aktuális csomagodat, a próbaidőszakból hátralévő napokat, és innen válthatsz fizetős csomagra vagy csomagok között. A fizetés biztonságos, banki szintű fizetési szolgáltatón keresztül történik.

Gyakori kérdések (GYIK)

Kell-e külön alkalmazást letölteni a telefonra?

Nem. A mobil szkennelő egy webalkalmazás, amelyet a böngészőből egy gombnyomással a kezdőképernyőre tehetsz (PWA). Nincs szükség app store-ra.

Működik a rendszer internet nélkül?

A mobil szkennelő korlátozottan offline is működik: a termékadatok a készüléken vannak, és a műveletek a kapcsolat visszatérésekor automatikusan szinkronizálódnak. Az asztali felülethez internet szükséges.

Milyen webshopot támogat?

A WooCommerce integráció teljeskörűen támogatott (rendelések, készlet, árak szinkronizálása). A Shoptet integrációt igény szerint, egyedileg kötjük be (a készlet-visszaírás előkészületben). A Shopify és Shoprenter támogatása fejlesztés alatt.

Hogyan jelentek hibát vagy kérek segítséget?

A Beállítások → Hibabejelentő menüben leírhatod a problémát, és képet is csatolhatsz (Basic/Pro csomagban). A bejelentés e-mailben eljut hozzánk, és a rendszerben nyomon követjük a megoldásig.

Hozzáférhet-e a raktáros az árakhoz vagy a beállításokhoz?

Nem. A szerepkörök pontosan szabályozzák a hozzáférést. A Raktáros csak a mobil szkennelő funkciókat éri el, az árazást és a beállításokat nem.

Mi történik a lejáró termékekkel?

A rendszer batch-szinten követi a szavatosságot, és a Lejáratok oldalon, illetve push értesítéssel figyelmeztet. A közelgő lejáratú árut helyben leárazhatod a mobilon.

Hogyan kezelem a betétdíjas göngyöleget?

A Göngyöleg modulban követheted az egyenlegeket, a raktáros pedig a mobil Visszaváltás funkcióval rögzíti a visszavételeket.

Elveszhetnek az adataim, ha lejár az előfizetés?

Nem. Lejáratkor a hozzáférés korlátozódik, de az adatok megmaradnak; megújítás után újra elérhetők. Igény esetén a fiók és minden adat véglegesen törölhető.

Több nyelven használható?

Igen, a teljes felület szlovák, magyar és angol nyelven elérhető, bármikor átváltható.